В целом казначейство представляет собой учреждение, основной деятельностью которого является документооборот.
В начальной стадии развития казначейства документооборот был основан на ручной обработке документов. Внедрение современных средств вычислительной техники позволило провести начальную автоматизацию самых рутинных операций. Это положило начало внедрению элементарного документооборота в органах казначейства.
Под элементарным документооборотом понимают систему организации, формирования и передачи электронных документов в автоматизированных информационных системах. Использование электронного документооборота сокращает общие затраты на документооборот, ускоряет оборачиваемость средств и тем самым ускоряет динамику бюджетного процесса.
Для внедрения электронного документооборота в органах казначейства необходимо соблюдение следующих условий:
- Наличие интегрированного программного обеспечения органов казначейства и банков, что позволит унифицировать и автоматизировать процесс передачи данных о проводимых платежных операциях и осуществлять автоматический контроль за ними.
- Обеспечение надежной защиты передаваемых данных по открытым каналам связи от несанкционированного доступа.
- Наличие установленного перечня документов, участвующих в электронном документообороте, что позволит в полном объеме осуществлять предварительный и текущий контроль.
- Подтверждение по установленным правилам, переданной по каналам связи информации документами на бумажном носителе.
- Четкое регламентирование форматов и типов данных, предоставляемых в электронном виде, а также процедур их обработки, архивирования и хранения.
Т.к. Федеральный бюджет состоит из доходной и расходной частей, то фактически существуют 2 вида электронного документооборота по доходам и по расходам.
Электронный документооборот по доходной части федерального бюджета выглядит следующим образом:
ГУФК - Главное Управление Федерального Казначейства
УФК - Управление Федерального Казначейства
ОФК - Отделение Федерального Казначейства
ИМНС - Инспекция РФ по Налогом и Сборам
- документы
- денежные средства
(1) - денежные средства
(2) - платежное поручение на перевод денег в бюджет
(3) - выписка с копиями платежных поручений
(4) - платежные поручения на перечисление налогов в бюджет
(5) - поток налоговых платежей
(6) - копии платежных поручений и отчетные данные о доходах бюджета
(7) - отчетные данные о поступлении налогов в бюджет
Все налогоплательщики перечисляют денежные средства безналичным образом через банк, на доходные счета федерального бюджета. Налогоплательщик подает платежное поручение в банк и банк на основании этого платежного поручения перечисляет денежные средства.
В отделении федерального казначейства происходит учет поступивших средств и их распределение по бюджетам различных уровней.
Копии платежных документов и отчетные формы в виде электронных потоков данных передаются в местный налоговый орган и органом федерального казначейства в более высокие уровни. В конце операционного дня с доходного счета казначейства осуществляется перечисление средств на счета федерального бюджета и на счета бюджета субъектов РФ и местные бюджеты.
Отчеты по доходам федерального бюджета формируются по состоянию на 1, 5, 10, 15, 20 и 25 числа каждого месяца. Эти отчеты поступают в управление федерального казначейства, где формируется совокупный отчет о поступивших за период доходах федерального бюджета. Этот отчет отправляется в главное управление федерального казначейства.
Электронный документооборот по расходной части федерального бюджета:
ПБС - Получатели Бюджетных Средств.
(1) - реестры на перечисление денежных средств
(2) (3) (6) (7) (8) - денежные средства распорядителя бюджетных средств
(3) - перечисление денежных средств через банк
(4) - перечисление денежных средств
(5) - реестры на получение денежных средств
На основании бюджетной росписи, утвержденной Министерством Финансов РФ, отраслевые министерства и ведомства предоставляют в главное управление федерального казначейства реестры на перечисление денежных средств нижестоящим распорядителям и получателям средств федерального бюджета в пределах лимита бюджетных обязательств.
На основании этих реестров главное управление федерального казначейства формирует сводные реестры на финансирование и платежными поручениями отправляет денежные средства на счета "Средства федерального бюджета" управления федерального казначейства.
Управление федерального казначейства по мере поступления бюджетных средств направляет их получателям бюджетных средств федерального бюджета, которые формируют реестры на перечисление денежных средств, согласно которым бюджетные средства перечисляются в отделение федерального казначейства, которые в свою очередь распределяют их низовым получателям бюджетных средств. По этим же каналам в обратном направлении проходит отчетность, подтверждающая законность расходования бюджетных средств, и на основании этих документов контролируется целевое использование бюджетных средств и исключается использование бюджетных средств коммерческими банками на свои нужды.
Для создания такого документооборота полностью в электронном виде формируется общее информационное пространство, которое учитывает все особенности деятельности органов федерального казначейства.