Несмотря на то, что план счетов и участки ведения бухгалтерского учета на всех предприятиях одинаковые, практическая реализация автоматической бухгалтерской системы на всех предприятиях обладает спецификой, связанной с размерами предприятия, видом его деятельности, наличием удаленных подразделений и тому подобное.
Структурно выделяют три основных способа организации бухгалтерских систем:
-
Классическая форма организации или функциональная форма. В этом случае бухгалтерская информационная система структурируется по признаку выполняемых функций.
При классической форме построения бухгалтерской системы особое внимание следует уделять функциональной полноте. Здесь должны соблюдаться следующие правила, что все операции, присущие данному участку учета, должны выполняться соответствующей подсистемой не требуя пересылки информации в другие подсистемы. Такие переходы, во-первых, отнимают время, а во-вторых, могут потребовать согласования, касающегося технологии организации взаимосвязей между участниками учета. В идеальном случае работа должна производиться в реальном масштабе времени. Если такой вариант не возможен, то требуется разработать временной регламент совершения операций. Это необходимо для того, чтобы записи в журнале операций отражали естественный порядок выполнения хозяйственных операций.
Из наиболее известных продуктов, построенных по класичесскому принципу можно назвать программы серии "БЭСТ" (широко используются в торговле - супермаркетах).
-
Второй вариант построения бухгалтерских систем - это группировка по классификации выполняемых операций.
При таком построении в одной функциональной подсистеме выполняются все операции, касающиеся первичных документов, во второй подсистеме - все, что качается проводок, в третьей подсистеме - все, что касается отчетов.
Несмотря на некоторые расхождения с традиционной работой бухгалтера, оказалось, что такой способ организации бухгалтерских систем является весьма естественным для малых предприятий, где основной работой бухгалтерского персонала является педантичная регистрация и оформление первичных документов.
Основной проблемой такого построения бухгалтерских систем является проблема отбора информации. Здесь важную роль играет то, как организована фильтрация в данной компьютерной системе. Примером такого построения бухгалтерских систем является программа "ПАРУС" (применяется на малых и средних предприятиях без ярко выраженной спецификации).
-
Третий способ построения бухгалтерских программ - это способ привязки к журналу хозяйственных операций.
Здесь основным функциональным элементом является главная книга, а все остальные элементы взаимодействуют с главной книгой.
Примеры: "1С" 7 серии и "Турбо Бухгалтер".
В связи с тем, что бухгалтерский учет на предприятиях специфичен и возникает желание некоторые моменты выполнять специфически, либо добавить какие-то функции, появилась идея создать бухгалтерскую среду, обладающую возможностью добавления функций - это интегратор фирмы "Инфа Софт".
Еще один способ организации бухгалтерских программ - это комплексы бухгалтерских программ, реализованные на базе инструментальных заготовок, т.е. имеются готовые функциональные модули системы управления базой данных (СУБД), средства создания интерфейса и т.д. и на основе этих элементов собирается бухгалтерская программа. Допускается программирований такой системы с использованием языков Pascal и C.
Основным вопросом организации бухгалтерской программы является проблема осуществления анализа учетных данных. Перечень, возникающих при этом вопросов:
- Количество уровней аналитического учета. Обычно используемый термин - многоуровневость. В "1С" - 5 уровней, в "Инфо Бухгалтер" - 7 уровней.
- Возможность анализа счета по нескольким независимым признакам (мерность учета).
- Возможность осуществления анализа по одному и тому же аналитическому признаку по нескольким счетам одновременно.
- Возможность прикрепления дополнительных реквизитов к аналитическим признакам.
Названные проблемы каждый разработчик трактует по разному, например: разработчик может сказать, что аналитический учет в его системе имеет неограниченное количество уровней, однако при этом может отсутствовать возможность организации параллельных структур.
Особо неоднозначно у разработчиков является вопрос мерности, т.е. сколько аналитических признаков необходимо для того, чтобы охарактеризовать тот или иной объект операции (обычно 3-5).